Projectmanagement bij ICT-projecten treft alle bedrijfsprocessen

Bram Chaudron - CBS Advies - Kredietunie - Administratiekantoor Deventer Cijferadvies
Interim management

Oplossingen
Projectmanagement
Training en Begeleiding
Visionplanner

Projectmanagement ICT projecten

ICT projecten
Iedere organisatie definieert periodiek haar doelstellingen als het gaat om kwaliteit, efficiency, kostenbeheersing etc. Bij de vooruitgang die bij deze doelstellingen wordt nagestreefd, is het noodzakelijk om daarbij de rol van ICT centraal te stellen. Het is hierbij van groot belang dat deze rol centraal voor de gehele organisatie wordt beheerd. Een bekend probleem binnen veel organisaties is de “eilandautomatisering”. Binnen de organisatie is een ieder, die enige beslissingsbevoegdheid heeft, aan de slag gegaan met eigen oplossingen. De effectiviteit voor de totale organisatie is echter ver te zoeken en er is sprake van een onoverzichtelijke situatie. Het onderlinge verband is er niet en belangrijke informatie is niet bij iedereen bekend. Zorg voor structuur binnen de organisatie, een integrale aanpak is voor de moderne bedrijfsvoering noodzakelijk. CBS Advies kan u helpen om bij dergelijke gecompliceerde projecten te begeleiden. In de verschillende onderdelen Projectmanagement, Analyse/voorstudie, Softwarekeuze en Implementatie wordt hierop verder ingegaan.

Projectmanagement
Projectmanagement bij automatiseringsprojecten is een noodzakelijk specialisme. Automatisering snijdt diep in de organisatie en treft nagenoeg alle bedrijfsprocessen. Het is dus belangrijk dat u voldoende tijd kunt vrijmaken om een dergelijk project binnen uw organisatie goed te managen.
Hoe pak je dat aan? Wat moet je allemaal weten voordat je met een leverancier om tafel gaat zitten? Hoe kun je zeker stellen dat de investering ook het gewenste rendement oplevert? Veel vragen en onzekerheden die niet zijn te omzeilen. Er moet werk van gemaakt worden. Tijd investeren om te weten wat voor de organisatie nodig is. Tijd investeren om de beste oplossing te vinden voor de organisatie. Tijd investeren om de beste oplossing te implementeren binnen de organisatie, tijd…, tijd…, tijd…
Het zal duidelijk zijn dat projectmanagement gaat om tijd en specifieke kennis en ervaring. Het is een specialisme dat over het algemeen niet binnen een organisatie aanwezig is. Chaudron Business Services biedt als onafhankelijk tussenpersoon haar diensten aan voor alle fases binnen het project. Daarbij staan wij naast u en nemen wij u het werk uit handen waarvoor u de tijd en/of de expertise niet heeft.

Analyse/voorstudie
Alvorens tot aanschaf over te gaan van nieuwe hard- en software, zult u eerst een analyse willen hebben van de door u gewenste en noodzakelijk geachte onderdelen. Hiervoor zult u een beschrijving maken van alle werkzaamheden, die onder het te automatiseren deel van de onderneming een rol spelen. Binnen deze beschrijving zal tevens worden vastgelegd wat er verbeterd zou kunnen of moeten worden in de huidige werkwijze. Uiteindelijk beschikt u over een totaalrapport van eisen en wensen, welke als uitgangspunt zal dienen om tot aanschaf van de nieuwe hard- en software over te gaan. Het schrijven van een dergelijk rapport is niet voor iedereen weggelegd. Het vraagt om zowel ervaring in het schrijven van zo’n rapport als inzicht in bedrijfsprocessen, aangevuld met bedrijfsspecifieke zaken. CBS Advies heeft ervaring in het maken van dergelijke rapporten. Hiervoor worden een aantal dagen binnen uw onderneming gepland om met de verschillende werknemers van de diverse afdelingen gesprekken te kunnen voeren. De uitkomst hiervan wordt vervolgens in een rapport vastgelegd. Vervolgens wordt dit rapport met u besproken en ligt de blauwdruk klaar om het automatiseringsproject te kunnen oppakken.

Softwarekeuze
Afhankelijk van de branche waartoe uw organisatie behoort, zullen er specifieke software-oplossingen op de markt zijn. Toch zijn er maar weinig standaard softwarepakketten waarin u zich als organisatie volledig kunt schikken. Het is derhalve van belang dat u de verwachtingen uit het vooronderzoek goed managed. De keuze voor nieuwe en/of verbeterde software dient uw organisatie op een hoger platform te brengen. Het is daarom dat u moet voorkomen dat de keuze wordt bepaald door aannames. Uw verwachtingen zijn gebaseerd op praktijkervaring binnen uw organisatie, terwijl binnen de softwarebranche vaak oplossingen worden aangeboden, die ongetwijfeld op de praktijk zijn gebaseerd, maar niet altijd op de uwe. U heeft niet voor niets een voorstudie uitgevoerd. Daarin zijn alle eisen en wensen vanuit uw organisatie op tafel gekomen. Het is van belang om met dit pakket op pad te gaan en de softwareleverancier te laten aantonen wat de software hiervan ondersteunt en wat niet. U hoeft er niet van te schrikken als de software niet alles ondersteunt. Het is wel van belang om te weten waar de mismatches zitten, van welk belang ze zijn en wat de kosten zijn om de software voor uw organisatie geschikt te maken.
Wanneer dergelijke zaken niet duidelijk worden tijdens het software-onderzoek, dan zal het resultaat zijn dat er tijdens de implementatie grote frustraties kunnen onstaan. De gebruiker wordt niet of onvoldoende geholpen in zijn werk en dient onnodige handelingen te verrichten om het werk m.b.v. de software te kunnen doen. Dit roept weerstand op en kan zelfs leiden tot een totaal mislukte implementatie. U moet echter ook realistisch zijn. Pijnpunten zijn waarschijnlijk niet voor 100% te voorkomen. Theoretisch zou het mogelijk moeten zijn, maar u zult uiteindelijk toch ook een kosten-baten-analyse maken. Met geld is ieder probleem op te lossen, maar dat is helaas niet onbeperkt aanwezig.

U zult dus voordat u tot investering overgaat precies moeten weten wat u krijgt voor uw geld. Eventuele pijnpunten dienen vooraf bekend te zijn met daarbij de oplossing binnen het traject. Daarbij is het van het grootste belang dat u de verschillende softwarepakketten beoordeeld aan de hand van een vooraf opgezette “case”. U heeft dan zelf het initiatief tijdens de verkoopdemo’s en loopt daarom niet het risico aan de slag te moeten op basis van loze verkooppraatjes.

Implementatie
Implementatietrajecten zijn voor een onderneming zeer belastend. Er wordt veel beslag gelegd op de werknemers en het “gewone” werk moet ook allemaal doorgaan. Veelal wordt er beslist dat er een interne implementatiebegeleider wordt aangesteld om dit proces in goede banen te leiden. Dit is een prima keuze. Het is belangrijk dat er binnen uw bedrijf een aanspreekpunt is, die alle uit te voeren werkzaamheden en de daaruit voortkomende vragen kan stroomlijnen. Het bevordert de voortgang van het implementatieproces als er binnen het bedrijf zo’n coördinator aanwezig is. Toch leert de ervaring dat dergelijke implementatieprojecten stroef verlopen. Er wordt namelijk veel verwacht van één persoon, voor wie dit niet zijn dagelijks werk is. Daar komt bij dat de specifieke bedrijfskennis niet bij één persoon ligt, maar is verdeeld over alle medewerkers en ieder persoon heeft zijn eigen eisen en wensen bij de implementatie van nieuwe software. Het resultaat is dan dat de interne implementatiebegeleider ondersneeuwt door gebrek aan ervaring in dergelijke projecten.

Recente berichten