Projectmanagement ICT projecten
ICT projecten
Idealiter definieert een organisatie periodiek haar doelstellingen als het gaat om kwaliteit, efficiency, kostenbeheersing etc. Met daarbij in gedachte “stilstand is achteruitgang”, is het van belang om regelmatig te onderzoeken waar verbeteringen mogelijk zijn.
Het is belangrijk om dit organisatie-breed te coördineren en ICT daarbij centraal te stellen.
Een bekend probleem binnen veel organisaties is de “eilandautomatisering”. Binnen de organisatie is een ieder, die enige beslissingsbevoegdheid heeft, aan de slag gegaan met eigen oplossingen. De effectiviteit voor de totale organisatie is echter ver te zoeken en er is sprake van een onoverzichtelijke situatie. Het onderlinge verband is er niet en belangrijke informatie is niet bij iedereen bekend.
Een integrale aanpak is voor een optimale bedrijfsvoering noodzakelijk. Het zorgt voor structuur en verbetering van de bedrijfsprocessen binnen de organisatie.
CBS Advies kan u helpen om bij dergelijke gecompliceerde projecten te begeleiden. In de verschillende onderdelen Projectmanagement, Analyse/voorstudie, Softwarekeuze en Implementatie wordt hierop verder ingegaan.
Projectmanagement
Het ligt voor de hand dat een proces, dat organisatie-breed wordt opgepakt, niet zomaar naast bestaande werkzaamheden kan worden opgepakt. Daar komt bij dat het voor iemand binnen de organisatie moeilijk kan zijn om het totale beeld objectief te beoordelen. Het komt vaak voor dat “eigen” problemen prominenter in beeld komen, dan die van andere afdelingen. Vervolgens brengt dit het optimale bedrijfsproces in gevaar.
Het is dus belangrijk om het proces te laten coördineren door iemand die boven “de partijen” staat en geen eigen belangen heeft binnen het bedrijfsproces. Desondanks zullen de verantwoordelijken binnen de organisatie tijd moeten kunnen vrijmaken om het proces tot een succes te brengen.
Projectmanagement is dus niet iets wat je er zomaar even bij doet. Het vraagt om kennis van bedrijfsprocessen, maar ook om een helikopterview en diplomatie.
Analyse/voorstudie
Voordat er besluiten kunnen worden genomen om tot investering over te gaan, zal er binnen de organisatie dus consensus bereikt moeten worden. Wat gaan we doen, waarom gaan we dat doen en hoe willen we dat gaan aanpakken. Voordat er überhaupt kan worden overgegaan tot een investering, zal er daarom een analyse van de noodzakelijke en gewenste onderdelen. Hiervoor is een procesbeschrijving van de bestaande werkzaamheden, met daarbij de verbeterslag die de investering moet bewerkstelligen, nodig als leidraad voor het beslissings- en uitvoeringstraject. Uiteindelijk ontstaat er een totaalrapport van eisen en wensen, welke als uitgangspunt zal dienen om tot de investering over te gaan.
Het schrijven van een dergelijk rapport is niet voor iedereen weggelegd. Het vraagt om zowel ervaring in het schrijven van zo’n rapport als inzicht in de bedrijfsprocessen. Uiteindelijk zal het rapport ook dienen als document ter controle tijdens de implementatie. Hiervoor is het ook belangrijk dat de tekst niet voor meerdere uitleg vatbaar is.
Besluitvorming
Afhankelijk van de branche waartoe uw organisatie behoort, zullen er specifieke (software-) oplossingen op de markt zijn. Toch geeft dat geen garantie dat een bedrijf zich volledig in de functionaliteit van een standaard softwarepakket kan schikken. Het is derhalve van belang om de verwachtingen uit het vooronderzoek goed te managen.
De keuze voor nieuwe en/of verbeterde software dient de organisatie naar een hoger niveau te tillen. Het is daarom dat moet worden voorkomen dat de keuze wordt bepaald door aannames.
Verwachtingen zijn gebaseerd op praktijkervaring binnen de eigen organisatie, Standaard software is gebouwd op de algemene procesflow binnen de branche. Daar zal een duidelijke herkenbaarheid in te vinden zijn, maar het is niet gezegd dat dit voor ieder detail geldt. De voorstudie is daarbij dan van groot belang. Deze is niet voor niets uitgevoerd en juist bedoeld om alle eisen en wensen vanuit de organisatie op tafel te leggen.
Op basis van dit pakket van eisen en wensen zal de softwareleverancier moeten aantonen wat de software hiervan standaard ondersteunt en wat eventueel als maatwerk moet worden gebouwd. Het is van belang om te weten waar de mismatches zitten, van welk belang ze zijn en wat de kosten zijn om de software voor uw organisatie volledig geschikt te maken.
Wanneer dergelijke zaken niet duidelijk worden tijdens het software-onderzoek, dan zal het resultaat zijn dat er tijdens de implementatie grote frustraties kunnen ontstaan. De gebruiker wordt niet of onvoldoende geholpen in zijn werk en dient onnodige handelingen te verrichten om het werk m.b.v. de software te kunnen doen. Dit roept weerstand op en kan zelfs leiden tot een totaal mislukte implementatie.
Het is echter ook goed om realistisch zijn. Pijnpunten zijn waarschijnlijk niet voor 100% te voorkomen. Theoretisch zou het mogelijk moeten zijn, maar er zal uiteindelijk ook een kosten-batenanalyse moeten worden gemaakt. Met geld zijn veel problemen op te lossen, maar dat is helaas niet onbeperkt aanwezig. Bovendien is het de vraag of iedere wens ook een zinvolle toegevoegde waarde heeft.
Ter beoordeling geeft het daarom veel inzicht als een verkoopdemo wordt gegeven aan de hand van een vooraf opgezette “case”. Op die manier wordt duidelijk hoe het bedrijfsproces in de software verloopt en worden eventuele mismatches direct duidelijk.
Implementatie
Implementatietrajecten zijn voor een onderneming meestal zeer belastend. Er wordt veel beslag gelegd op de werknemers en het “gewone” werk moet ook allemaal doorgaan.
Veelal wordt er beslist dat er een implementatiebegeleider wordt aangesteld om dit proces in goede banen te leiden. Dit is een prima keuze. Het is belangrijk dat er binnen het bedrijf een aanspreekpunt is, die alle uit te voeren werkzaamheden en de daaruit voortkomende vragen kan stroomlijnen. Het bevordert de voortgang van het implementatieproces als er binnen het bedrijf zo’n coördinator aanwezig is.
De ervaring leert dat implementatieprojecten stroef kunnen verlopen als de implementatiebegeleider iemand is vanuit de eigen organisatie. Er wordt namelijk veel verwacht van één persoon, voor wie dit niet zijn dagelijks werk is. Daar komt bij dat de specifieke bedrijfskennis niet bij één persoon ligt, maar is verdeeld over alle medewerkers en eenieder heeft zijn eigen eisen en wensen bij de implementatie van nieuwe software.
Het is daarom van belang dat een interne implementatiebegeleider niet ondersneeuwt door gebrek aan ervaring in dergelijke projecten. Een externe, tijdelijke kracht helpt de interne druk te verlichten en neemt specifieke kennis mee op het gebied van implementatietrajecten.